Klauzula informacyjna dla korespondencji elektronicznej

• Umożliwienie kontaktu e-mailowego z Administratorem oraz podejmowanie kontaktu z Administratorem. Cel ten obejmuje: nadawanie, odbieranie poczty elektronicznej (email), oraz odpowiadanie na otrzymaną korespondencję;
• Dokumentowanie ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami. Cel ten obejmuje archiwizację (przechowywanie) korespondencji elektronicznej;
• Przyjmowanie pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji, innych wniosków. Cel ten obejmuje: przyjęcie zgłoszenia, korespondencję w toku załatwiania sprawy, oraz udzielenie odpowiedzi;
• Prawnie uzasadnione cele realizowane przez Administratora. Przetwarzanie obejmuje: ustalenie, obronę i dochodzenie roszczeń oraz odszkodowań, w związku z wykonywaniem działalności przez Administratora.

Korespondencję przechowujemy w czasie zależnym od celu dla którego jest przetwarzana.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora danych oraz nadawców wiadomości elektronicznych, wobec korespondencji incydentalnej, polegający na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z administratorem;
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędność realizacji umowy zawartej z naszymi klientami lub kontrahentami w zakresie korespondencji prowadzonej w celu realizacji umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w związku z art. 4 pkt 11 RODO – dobrowolnie wyrażona zgoda poprzez wyraźne działanie potwierdzające, jeżeli nadawca wiadomości poprosi o udzielenie informacji dotyczącej marki Administratora, jego produktów lub usług, to odpowiedź udzielona nadawcy będzie zawierać żądane przez nadawcę informacje, a wysłanie zapytania będzie oznaczało zgodę na przesłanie nadawcy przez Administratora informacji handlowych na podany przez nadawcę adres e-mail w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi (ar. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną); wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie bez podawania przyczyny, lecz informacje handlowe wysłane po wysłaniu zapytania o nie, a przed cofnięciem zgody, będą wysłane zgodnie z prawem; cofnięcie zgody może uniemożliwić udzielenie pełnej odpowiedzi na zadane pytanie;
• art. 9 ust. 2 lit. h) RODO, art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w związku z art. 24 (prowadzenie dokumentacji medycznej), art. 26 (udostępnianie dokumentacji medycznej) ustawy o prawach pacjenta. W pozostałych przypadkach art. 9 ust. 1 lit. a) RODO – wyraźnie wyrażona zgoda, jeżeli w przysłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii. Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji, poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania przez nas danych szczególnych kategorii. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym czasie, bez podawania przyczyny, lecz bez wpływu na zgodność z prawem jej przetwarzania przed jej cofnięciem;
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w związku z art. 9 ust. 2 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dochodzeniu roszczeń, lub obrony przed roszczeniami, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym.

• dostawcom usług technicznych oraz organizacyjnych, umożliwiające wykonywanie działalności oraz zarządzanie naszą organizacją, w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, takich jak hosting, dostarczanie lub utrzymanie usług informatycznych, firmom kurierskim i pocztowym, audytorom zewnętrznym;
• dostawcom usług prawnych, windykacyjnych, księgowych, doradczych, rozliczeniowych, ubezpieczeniowych;
• Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej, lub upoważnieniu osoby, której dane dotyczą, oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z nami pod adresy wskazane na wstępie. Ponadto, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO przysługuje prawo wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, listownie na adres: ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa, telefonicznie: 22 531 03 00, przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: www.uodo.gov.pl/kontakt.